POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;

Catherine Vinet

Loi25@nutechcanada.com

Politique de la protection des données à caractère personnel. 

Définition de la loi 25 La loi 25 adoptée le 21 septembre 2021 a pour objectif d’établir des règles concernant la collecte des renseignements personnels sensibles sur autrui qu’une personne peut recueillir, détenir, utiliser ou communiquer à des tiers, dans le cadre de l’exploitation d’une entreprise. 

C’est pourquoi Nutech, conformément à la loi 25, s’engage dans le cadre des ses activités courantes, par la présente Politique, à porter une attention particulière au respect de la vie privée, à la protection et à la sécurité des données personnelles concernant ses employés, ses clients et ses fournisseurs. 

Nutech s’engage donc à mettre en place des pratiques pour la gouvernance des renseignements qu’elle collecte, utilise et communique. 

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel sensible ?

Nutech considère que le terme « donnée à caractère personnel sensible », désigne toute information qui permet d’identifier directement ou indirectement un employé, un client ou un fournisseur. 

Tel que : 

 Les données relatives à votre identité : nom, prénom, nationalité, sexe, date de naissance, numéro d’assurance social; 

 Les coordonnées de contact : adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel et les coordonnées de votre contact d’urgence; 

 Les données relatives à votre santé qui sont conservées dans votre dossier d’employé;) 

 Les données bancaires : moyens de paiement (paie, facture, po); 

 Les données provenant du gouvernement devant être conservées pour une période de 7 ans : Avis de pension alimentaire, PSC. 

Mode de collecte de données à caractère personnel. 

Les données à caractère personnel sont collectées et hébergées aux endroits suivants : 

 Les données relatives à votre identité : Fichier dans le dossier de l’employé, plateforme web de la gestion des ressources humaines et le logiciel de la paie; Jobboss, plateforme web Fomatio (Loi 90 sur la formation), plateforme web des assurances et des régimes de retraite) 

 Les coordonnées de contact :   

- Employés : Fichier dans le dossier de l’employé, logiciel de gestion des ressources humaines    et le logiciel de la paie. 

- Clients et fournisseurs : Boîte de courriels, logiciel pour les soumissions, notre logiciel ERP et notre logiciel de comptabilité. 

 Les données bancaires : Système de gestion de la paie et de comptabilité; 

 Les données provenant du gouvernement sont conservées dans le dossier physique de l’employé et dans le système de gestion de la paie; 

Conservation des données personnelles 

Sauf lorsqu’un délai de conservation est prescrit par la loi ou autre, Nutech conserve vos données à caractère personnel seulement pendant la période qui est nécessaire pour remplir le besoin pour lesquels elles ont été collectées. Lesdites données sont hébergées principalement sur les serveurs, logiciels informatiques internes et applications web. Certaines données personnelles peuvent être conservées en format papier dans le dossier des employés, des clients ou des fournisseurs.  

Sécurité des données personnelles 

Nutech a défini les procédures à prendre afin de protéger vos données de façon appropriée de par leur nature et de leur accessibilité. Nous utilisons un serveur sécurisé à plusieurs niveaux pour protéger les données personnelles qui sont collectées. 

Si une violation de sécurité se produit, résultant à la perte ou la divulgation accidentelle ou illégale de vos données personnelles, Nutech prendra les mesures appropriées tel que : 

 Mener une enquête dans les plus brefs délais et mettre les actions correctives en place pour remédier à la situation. 

 Aviser le bureau de la commission d’accès à l’information (CAI) si l’enquête démontre que la violation des données peut avoir un risque sur la vie privée de la personne concernée. Le registre des incidents de confidentialités (Annexe A) doit être remplis et transmis au CAI. 

La personne responsable du département informatique est celle déléguée pour communiquer l’événement au CAI. 

Pour joindre le CAI : 

Courriel : renseignements@cai.gouv.qc.ca 

Téléphone : 1-888-528-7741 

 Aviser les personnes touchées par la violation possible des divulgations de données à caractère personnel. 

Responsabilités de Nutech : 

Obligation d’obtenir le consentement des employés : 

 Spécifier à l’employé les fins pour lesquelles les renseignements personnels recueillis seront utilisées; 

 Informer l’employé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels à un tiers qui le concernent. L’employé doit y consentir; 

 S’assurer de protéger les renseignements personnels de ses employés, clients et fournisseurs au moyen de mesures de sécurité appropriées. 

Quels sont les droits des employés ? 

L’employé doit avoir accès aux renseignements personnels qui le concerne, il doit aussi pouvoir contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements. 

Si vous avez des questions sur la Politique ou sur la manière que Nutech, collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, ou vous désirez porter plainte, veuillez contacter : 

Catherine Vinet l’adresse courriel suivante : Loi25@nutechcanada.com. 

Suite à la prise de connaissance de votre courriel, un retour dans les 10 jours ouvrable vous sera transmis.  

 PR-11.2 Politique de la protection des données à caractère personnel, 08-12-2023,02